Eigenbeleg Vorlage kostenlos
Ein Eigenbeleg hilft, eine Ausgabe zu dokumentieren, wenn der ursprüngliche Beleg fehlt oder verloren gegangen ist. Er sollte sparsam genutzt werden und die Ausgabe so nachvollziehbar wie möglich beschreiben.
Eigenbeleg Vorlage Muster
Passe die Angaben in eckigen Klammern an deine Situation an.
Eigenbeleg Belegnummer: [Nummer] Datum der Erstellung: [TT.MM.JJJJ] Aussteller: [Name / Firma] [Adresse] Ausgabedatum: [TT.MM.JJJJ] Empfänger / Zahlungsempfänger: [Name / Firma, soweit bekannt] Art der Ausgabe: [z. B. Parkgebühr, Porto, Trinkgeld, Kleinmaterial] Grund für den Eigenbeleg: [z. B. Originalbeleg verloren, kein Beleg erhältlich, Automat ohne Belegausgabe] Betrag: [Betrag] EUR Zahlungsart: [Barzahlung / Karte / Überweisung] Sachliche Begründung: [Kurze Erklärung, warum die Ausgabe betrieblich oder beruflich veranlasst war] Ich bestätige die Richtigkeit der Angaben nach bestem Wissen. Ort, Datum: [Ort], [TT.MM.JJJJ] Unterschrift: _____________________________ [Name]
Checkliste
- Belegnummer und Erstellungsdatum vergeben
- Ausgabedatum, Betrag und Zahlungsart eintragen
- Zahlungsempfänger so genau wie möglich benennen
- Grund für den fehlenden Originalbeleg erklären
- beruflichen oder betrieblichen Anlass nachvollziehbar beschreiben
- Eigenbeleg unterschreiben und geordnet ablegen
Geeignet für
- wenn eine Quittung oder ein Kassenbon verloren gegangen ist
- für kleinere Ausgaben, bei denen kein Ersatzbeleg erhältlich ist
- zur internen Dokumentation in Buchhaltung oder Steuerunterlagen
- wenn Anlass, Betrag und Zahlung trotzdem plausibel nachgewiesen werden können
Anpassungstipps
Haufige Fragen
Was ist ein Eigenbeleg?
Ein Eigenbeleg ist ein selbst erstellter Ersatzbeleg, mit dem du eine Ausgabe dokumentierst, wenn der Originalbeleg fehlt oder nicht erhältlich war.
Wann darf ich einen Eigenbeleg erstellen?
Ein Eigenbeleg ist sinnvoll, wenn ein Beleg verloren wurde oder objektiv kein Beleg erhältlich war. Er sollte nicht zur Gewohnheit werden.
Welche Angaben gehören auf einen Eigenbeleg?
Wichtig sind Datum, Betrag, Zahlungsart, Zahlungsempfänger, Art der Ausgabe, Grund für den fehlenden Beleg, sachliche Begründung und Unterschrift.
Wird ein Eigenbeleg vom Finanzamt akzeptiert?
Das hängt vom Einzelfall ab. Kleine, plausible Ausgaben werden eher akzeptiert als hohe oder unklare Beträge. Zusätzliche Nachweise verbessern die Chancen.
Kann ich mit einem Eigenbeleg Vorsteuer geltend machen?
In der Regel nicht, weil ein Eigenbeleg keine ordnungsgemäße Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer ersetzt.
Was ist besser: Eigenbeleg oder Ersatzbeleg?
Ein Ersatzbeleg vom ursprünglichen Anbieter ist immer besser. Ein Eigenbeleg ist die Notlösung, wenn kein offizieller Ersatz beschafft werden kann.